“Dobry plan konsekwentnie wykonany dzisiaj, jest lepszy, niż idealny plan wykonany jutro.” George Patton
Zorganizuj się, czyli o regułach, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas, lepiej nim gospodarować, ale co najważniejsze – nie tracić go na bezsensowne planowanie. Ciekawi? To do dzieła! 🙂
1. Ustal priorytety
To jest złota reguła zarządzania czasem. Każdego dnia określ dwa lub trzy zadania, które są najważniejsze do wykonania i przede wszystkim im poświęć uwagę. Dzięki temu, kiedy dzień się skończy, będziesz miała świadomość wykonania najważniejszych spraw, nawet jeśli lista innych “to do” będzie nadal otwarta. Poczucie, że wykonałaś najważniejsze zadania pozwoli Ci spokojnie spać i dobrze sie zorganizować. Organizacja czasu jest wtedy o niebo łatwiejsza!
2. Unikaj pułapki nadmiernego planowania
Plan potrzebny jest nie po to, aby wciskać w każdą godzinę obowiązek, aby rozciągnąć maksymalnie dobę, by móc jeszcze więcej zadań wykonywać. Plan ma dać Ci poczucie bezpieczeństwa, a nie morderczego biegu. Jeśli wpadasz w pułapkę planowania choćby najmniejszych nawyków jak poranna kawa, mycie zębów, spacer z psem, to koniecznie wrzuć na luz. Jeśli tak dalece posunęłaś się w planowaniu, to znaczy, że w rzeczywistości jesteś na początku drogi – drogi od uwalniania się z nadmiaru planu. Dobry plan nie powoduje poczucia winy, ale daję motywacje do działania i organizacji czasu. Jeśli jednak w Twoim planie znajdzie się multum obowiązków do wykonania na dany dzień, to możesz poczuć się przytłoczona i sfrustrowana nadmiarem pracy. Wiem, że niektóre z Was lubią odhaczać każdą czynność, ale co kiedy to się nie uda? Albo tracenie czasu na planowanie czegoś, co jest naturalne? Czy mycie zębów rzeczywiście trzeba planować? Może lepiej poświęć ten czas na dłuższą toaletę, albo zadbanie o siebie, choćby pomalowanie ust? Pamiętaj, że plan jest środkiem do celu, a nie celem samym w sobie. Dobrze go zorganizuj.
3. Naucz się odmawiać
Doskonale wiem jak trudno jest odmawiać. Klient prosi o kolejny kosztorys, sąsiad o przysługę, a cała reszta świata chce tylko drobnej pomocy. I nie chodzi tu teraz o to, aby każdemu odpowiedzieć: NIE. Teraz czas na naukę zabawy w cyrk – jak sprytnie żonglować, aby piłeczki nie pospadały na ziemię? Musisz brać na siebie tyle, ile jesteś w stanie realnie udźwignąć. My kobiety, mamy tendencję do przyjmowania na siebie dużo więcej niż możemy, dlatego podkreślam tutaj słowo REALNIE. W pewnym momencie nadmiar obowiązków Cię przytłoczy i upadniesz potrzebując czasu na regeneracje (a przecież tego czasu nie masz), więc już dziś zadbaj o to, aby nie przyjmować wszystkich wspaniałych propozycji, by nie uczestniczyć we wszystkich spotkaniach itp. Podejmuj na siebie takie zobowiązanie, które jesteś w stanie nazwać priorytetami lub fizycznie wiesz, że podołasz. Nie bój się mówić nie – czasami wystarczy skierować uwagę na fakt, że nie jesteś robotem i niestety pewnym sprawom nie podołasz. Nie tłumacz się, tylko grzecznie podziękuj za kolejną współpracę lub przeproś za swoją nieobecność. Rezygnacja ze zbędnych obowiązków pozwala na lepszą organizację czasu.
4. Skup się na celu
Jeśli masz jasno określony cel, łatwiej będzie wyznaczać kolejne kroki do jego realizacji i dobrze się zorganizować, a przecież Twoim celem jest dobra organizacja czasu. Bez celu wkrada się chaos i dezorganizacja. Jeśli sam nie wiesz czego chcesz, to w jaki sposób masz stawiać sobie wyzwania? Poświęć chwilę czasu na przemyślenie co jest twoim celem – zwerbalizowanie marzenia, określenie poprzeczki do zdobycia. Zacznij już dziś. Pobierz planner celu i wyznacz sobie realne osiągnięcie. Pozostałe małe kroczki wytyczą się same, a droga do realizacji okaże się prostsza niż początkowo myślałeś.
5. Skup się na zadaniu
Jeśli zaplanowałeś daną aktywność, to wykonaj ją w 100% i w pełni się na niej skup. Dużo szybciej wykonasz wyznaczone zadanie, jeśli usuniesz ze swojej drogi rozpraszacze, które nie pozwolą w pełni skupić się na projekcie. Co można zrobić? Na czas skupienia odłóż telefon, jeśli to, co się z nim dzieje, nie jest związane z zadaniem, które masz wykonać. Wyłącz muzykę, jeśli zbytnio Cię rozprasza i powoduje błądzenie myślami. Znajdź miejsce do pracy, które Cię napędzi do działania, ale pozwoli wykorzystać poświęcony czas w 100%. Jedną rzecz możesz zrobić w 30 minut lub w 4 godziny – to od Ciebie zależy jak mocno zaangażujesz się w wykonanie czynności. Zaoszczędzony czas możesz poświęcić na przyjemności – wypić kawę w spokoju, przeczytać fragment książki lub zadzwonić do przyjaciela. Dlatego już teraz skup się na tym, co masz zrobić, aby później cieszyć się innymi aktywnościami z poczuciem satysfakcji wynikającej z wykonanej pracy.
6. Sytuacje powtarzalne zamień w nawyki
W naszym życiu jest mnóstwo powtarzalnych sytuacji, pewnych rytuałów, które wkradają się do codzienności i zostają z nami na dłużej. Im częściej coś wykonujesz, tym sprawniej to robisz. Pewne zachowania bardzo łatwo zautomatyzować, aby nie tracić czasu na ich analizę i sposób wykonania. Po prostu wiesz jak coś zrobić bez zastanowienia! Dlatego pielęgnuj nawyki, ćwicz je, aby nie musieć ich planować w późniejszym czasie. Zobaczysz, że to świetna zabawa, a w efekcie wolna głowa, której nie zaprząta myślenie o odhaczaniu nawyków. Pewne rzeczy muszą wejść po prostu w krew! Jak to zrobić? Prowadź tzw. habbit tracker – nazwijmy to kartą pielęgnowania nawyków, śledzenia swoich postępów. Organizacja czasu z takim kontrolerem staje się vardziej skuteczna.
7. Wizualizuj sobie cel
To wspaniała zasada, która pozwala wyobrazić sobie moment sukcesu, osiągniętego zadania bez względu na jego finalną postać. Może to być prototyp przedmiotu, który chcemy wyprodukować, rysunki wizualizujące cel naszego rozwoju itp. Ważne jest, że starasz się z pewnej perspektywy spojrzeć na swój sukces. Być może jeszcze go nie osiągnąłeś, ale jest on przed Tobą – na wyciągnięcie ręki. Jeśli Ty sama uwierzysz w to, że cel ma prawo osiągnąć sukces i jesteś w stanie sobie go wyobrazić, to uwierz mi – będzie o wiele prościej działać. Czasem działać nawet pomimo przeszkód, które mogą się pojawić. Nikt nie twierdzi, że samo wyobrażenie sukcesu cię do niego zaprowadzi, ale jest ono świetną motywacją. Motywacją do działania, do stawiania sobie poprzeczek i odhaczania kolejnych małych sukcesów prowadzących do tych, przy których otwiera się szampana 😉 Dlatego nie powstrzymuj się i jeśli po wizualizacji sukcesu stwierdzasz, że to jest TO i właśnie TO chcesz osiągnąć, to niech ta projekcja zaprowadzi cię do mety.
8. Oddeleguj co możesz
Być może na Twojej liście zadań są takie, którymi możesz podzielić się z najbliższymi, z współpracownikami itd. Dobrze zorganizowane życie nie jest przepełnione obowiązkami. Twoja organizacja ma polegać na tym, że częścią zadań możesz się podzielić i sprawić, że zyskasz więcej czasu. Zrób prostą listę rzeczy “do zrobienia” i sprawdź, które z zadań możesz oddelegować. Nie bierz wszystkiego na siebie, bo w pobliżu na pewno uda się znaleźć kogoś, kto pomoże nam w wykonaniu niektórych obowiązków lub wykona je za nas 🙂
9. Prowadź MINIMALIFE 🙂
Co to właściwie znaczy? Minimalifie to zachowanie w życiu umiaru i równowagi. To możliwość planowania z odnajdywaniem czasu dla samego siebie. To planowanie czasu na rozwój emocjonalny, duchowy, na realizacje samego siebie i rozwijanie tego, co w nas drzemie. Minimalife to uporządkowanie przestrzeni wokół siebie, aby nie tracić czasu na przekładanie przedmiotów z kąta w kąt. To prowadzenie prostszego, zorganizowanego życia, które sprawi, że będziesz szczęśliwszy i spełniony. Chcesz spróbować? 🙂 Prowadząc “zagracony” tryb życia nie będziesz miał czasu ani przestrzeni na osiąganie celów, dlatego zacznij już dziś i stwórz pole do realizacji marzeń.
10. Nie zwlekaj z działaniem!
Im dłużej zwlekasz z realizacja jakiegoś planu, tym trudniej będzie Ci się za niego zabrać, dlatego już dziś zacznij działać. Nie tylko planuj i twórz harmonogramy, ale postaraj się im sprostać 🙂 Jeśli chcesz, aby Twoje życie było mniej stresujące, zorganizuj się najszybciej jak to tylko możliwe. Sam przekonaj się jak wiele daje dobra organizacja. To co, zaczynamy?
- Stwórz cel – krótko go opisz (zapisanie zadania ułatwi jego organizacje)
- Określ kroki do realizacji (co musisz zrobić, aby zrealizować cel)
- Zaplanuj działania w czasie (stwórz harmonogram poszczególnych kroków – bądź przy tym realistą)
- Działaj! Nie jutro, nie od poniedziałku – zacznij dziś, choćby od pierwszego drobnego kroku 🙂
